Tablas. Durante siglos, se han utilizado para presentar datos similares para llevar registros, contar cantidades y analizar datos. Durante mucho tiempo, las tablas han sido una herramienta constante en contabilidad y estadística. Y no fue hasta finales del siglo XX que adquirieron una cualidad completamente diferente. Las hojas de cálculo se convirtieron en una simbiosis de tecnologías pasadas y presentes. Se combinaron métodos de cálculo y organización de datos convenientes con las posibilidades computacionales de las computadoras. Esto le permitió realizar cálculos rápidamente y analizar grandes cantidades de datos. También resolvió el problema del almacenamiento y la transferencia de datos.
Las hojas de cálculo no se crean como una entidad, sino como un programa de aplicación, también llamado procesador tabular. Dicho programa le permite mantener registros de datos en tablas, realizar varios cálculos y conversiones. Los procesadores tabulares se utilizan en todas partes, así como las tablas una vez. La principal ventaja de este tipo de programas es que no requieren conocimientos específicos en contabilidad, basta con estudiar un poco el programa para utilizar su funcionalidad básica, que es suficiente para la mayoría de usuarios. Quizás no haya un solo usuario de PC que no haya escuchado la palabra Excel. Es gracias a esto que todos abrimos un editor tabular cuando necesitas "parchear" el presupuesto de reparaciones en el apartamento, o simplemente escribir una lista de invitados a tu boda.
Actualmente existen bastantes procesadores tabulares similares. Pero quizás los más famosos sean Microsoft Excel y OpenOffice Calc. El propósito de este artículo es examinar los formatos de archivo de estos procesadores de tablas y comprender cuál de ellos debe usarse en esta o aquella situación.
Formato XLS
Históricamente, el gigante mundial del mercado de software de Microsoft ha monopolizado el nicho de los procesadores tabulares. Esto continuó desde principios de los noventa hasta 2006, cuando apareció un competidor importante de OpenOffice.org.
Hasta 2007, Microsoft Excel utilizó su formato de datos patentado con extensión XLS.
Además de las tablas con los datos y las fórmulas, el archivo xls puede almacenar dibujos vectoriales y rasterizados, gráficos y macros (scripts).
El archivo xls es en realidad un formato binario BIFF. Antes de xlsx en 2007, era el formato principal para almacenar documentos de Excel. Y, por supuesto, fue un formato cerrado. Por lo tanto, Excel no tuvo competidores durante bastante tiempo.
Si profundizamos un poco más, la base del formato BIFF fue el Interchange File Format (IFF), desarrollado en 1985. Un archivo en este formato es un contenedor que contiene un documento, metadatos, datos multimedia y gráficos.
Formato ODS
Como ya se mencionó, Microsoft Excel ha sido durante mucho tiempo un monopolista en el campo del procesamiento de hojas de cálculo y en gran parte debido a su formato de datos cerrado. Pero a principios de dos mil años el grupo de empresas decidió crear su propio estándar para documentos electrónicos, lo que les permitiría abandonar por completo Microsoft Office. En 2006, el formato ODF recibió el estándar ISO / IEC 26300. Este formato representa toda una familia de formatos para diferentes productos:
Odt - para procesador de texto, ods - para procesador tabular, odp - para presentaciones electrónicas y otros.
En el contexto de este artículo, estamos interesados en el formato ODS, pero se basa en el mismo concepto que el resto del grupo de formatos ODF. La esencia del formato es que utiliza un contenedor - archivo ZIP, que contiene dentro de XML - el documento en sí, archivos de metadatos, gráficos y archivos multimedia. Por lo tanto, aparentemente tenemos un archivo, pero con todo el "contenido" necesario del documento dentro. Puede abrir fácilmente el archivo ods en el archivador si cambia la extensión a zip. Y dentro verá todos los archivos descritos anteriormente.
La principal ventaja de este formato fue que se volvió abierto y tenía un estándar oficial. El uso de XML para formar el documento principal les facilitó la creación y comprensión de este formato. Gracias a esto, la compatibilidad con este formato apareció rápidamente en la mayoría de los procesadores tabulares. Aunque el primer estándar tuvo algunas quejas y escepticismo por parte de los usuarios, ODF ganó rápidamente popularidad no solo entre los entusiastas de ODF, sino también entre muchas organizaciones comerciales y sin fines de lucro que querían renunciar a la costosa solución de Microsoft.
Formato XLSX
Sin embargo, esta situación no le convenía a Microsoft, y en la ola del boom de desarrollo general del arsenal de aplicaciones, la compañía lanza su formato abierto: xlsx. Y aunque el nombre difiere del formato anterior con una sola letra, es esencialmente un formato completamente diferente. Es similar en estructura a ODS. También es un contenedor ZIP con un archivo XML en su interior. Además, además de XML, hay archivos con gráficos, multimedia, scripts en su interior.
Este formato apareció un año después que ODF, en 2007. Y, a partir de Excel 2007, se convirtió en el formato predeterminado oficial. El soporte del antiguo formato xls ciertamente ha sobrevivido, porque a lo largo de los años ha acumulado una gran cantidad de documentos que no son fáciles de convertir al nuevo.
Comparison
So, we found out that the ODF and XLSX formats have a similar architecture, thanks to the use of a ZIP container they are much smaller than the outdated xls format, they both have an open standard. In addition, the new formats are more resistant to damage than the outdated binary formats. Without part of the files inside the container, the document will remain operable.
Obviously, you have to choose which one to use between the two. On the one hand, the little known product OpenOffice, which many perceived as "Chinese" fake under MS Office. On the other hand - long known and super popular MS Excel tablet processor. Obviously, the Microsoft client base developed over many years favors the xlsx format. Therefore, the popularity of this format is much more than ODS.
OpenOffice strives to defend its format and supports xlsx read-only. However, it has extensive capabilities to read and save documents in the legacy xls format, which also became open after xlsx, though for non-commercial use.
This is not the case with all open source tabular processors. For example, LibreOffice Calc (which is based on OpenOffice) supports xlsx fully. But no matter how much the manufacturers try to support other formats, there will always be problems. Support for macros in Microsoft formats will still be a problem.
Microsoft Excel also has support for the format of the competitors of ODS. But also not everything is smooth here. Often the formatting is different from the original.
So everybody tries to provide support for competitor formats, but it does not work out perfectly. Therefore it is impossible to say use free software for work with Excel documents. Exactly as it is impossible to recommend using MS Excel as the universal solution for work with any formats. You will have to define area of application of the tabular processor. For the companies which long worked with MS Office transition to opsensor products can appear painful. Many older documents will be displayed with errors, and macros will work partially.
However, many large companies have already switched to OpenOffice and have survived the troubles described above. Problems with native formats in free office packages are not, so these products will occupy their niche.
For Russia, the problem with the name "import substitution" has recently become urgent. Replace the imported paid software is quite difficult, because of the lack of decent solutions for replacement. But in the situation with office products it is not so. Free office packages may well compete with MS Office, there is only the compatibility problem, which we mentioned above.
Report generation in XLSX and ODS
Often, reporting is presented in tabular format. And if you use a report generator, you will surely convert these reports into spreadsheets and convenient editing. Therefore, as part of this article, it would be interesting to see what the same report, exported in xlsx and ods format, will look like when viewed in spreadsheet processors MS Excel and OO Calc (OpenOffice).
The FastReport.Net report generator supports all three spreadsheet formats we reviewed. Let's take a look at what a report in XLSX and ODS formats will look like when viewed on a native and third-party spreadsheet processor. Here is the original pre-export report:
Let’s execute its export to Excel 2007(xlsx):
And if you view the same file in OpenOffice Calc, the picture will not please you:
But OO Calc will display the report in ODS format well:
But if to open ods in Excel, the result will be:
Now you have seen with your own eyes how third party documents are actually supported. We don't need that kind of compatibility!
From this we can conclude that, by and large, there is no difference in what format to use, the main thing is that it is used in the native tabular processor, otherwise disappointment and upset will be your constant companions.
